ПОЛОЖЕННЯ

про відділ організаційної роботи, документування та контролю Головного територіального управління юстиції у Львівській області

1. Відділ організаційної роботи, документування та контролю (далі – відділ) є структурним підрозділом Головного територіального управління юстиції у Львівській області (далі - управління юстиції), який виконує функцію організації процесів документування та здійснення контролю.

2. Діяльність відділу організаційної роботи, документування та контролю Головного територіального управління юстиції регламентується Конституцією України та законами України, нормативно-правовими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Головного територіального управління юстиції, даним Положенням.

3. До основних завдань відділу належать:

3.1. організаційне забезпечення процесів документування в Головному територіальному управлінні юстиції;

3.2. уніфікація  та  стандартизація  системи  документації із врахуванням можливостей електронного опрацювання;

3.3. забезпечення порядку роботи із документами з моменту їх створення, надходження, відправлення або передачі в архів;

3.4. здійснення контролю за виконанням актів, доручень, розгляду звернень, заяв, скарг фізичних та юридичних осіб.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

4.1. здійснює  контроль за термінами  виконання документів,  визначених актами законодавства,  дорученнями Президента  України,   Прем'єр-міністра  України,  рішеннями Кабінету Міністрів України, доручень Міністерства юстиції України, Головного територіального управління юстиції, розглядом звернень, заяв, скарг громадян;

4.2. інформує начальника Головного територіального управління юстиції про стан виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра  України, доручень  Міністерства  юстиції  України, рішень Кабінету Міністрів України, колегії Міністерства юстиції України структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції;

4.3. проводить випереджувальний моніторинг стану виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, доручень Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, інших органів виконавчої влади та своєчасне інформування начальника Головного територіального управління юстиції у разі неможливості їх виконання у визначені строки;

4.4. здійснює контроль за оформленням документів Головного територіального управління юстиції, вживає заходи щодо скорочення термінів проходження документів, узагальнює дані про хід і результати вказаної роботи;

4.5. контролює стан обліку та зберігання документів у структурних підрозділах управління юстиції;

4.6. забезпечує методичне та інструктивне керівництво роботою з документами, організацію  підвищення  кваліфікації  працівників, відповідальних  за  ведення процесів документування у структурних підрозділах управління юстиції;

4.7. доводить до структурних підрозділів, установ та органів, підпорядкованих Головному територіальному управлінню юстиції, організаційно-розпорядчі документи, що надходять від вищестоящих органів;

4.8. забезпечує дотримання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що створюються під час діяльності Головного територіального управління юстиції.

5. Відділ з метою організації своєї діяльності:

5.1.   організовує попередній розгляд документів,

5.1.1. в   день   надходження   кореспонденції її  обов`язковий  попередній  розгляд здійснюється начальником відділу, під час його відсутності - головним або провідним спеціалістом відділу,

5.1.2. начальнику Головного управління юстиції передаються:

акти та доручення Президента України, доручення Прем`єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно»,

закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Головного управління юстиції і потребують вирішення керівництвом, які розглядаються першочергово,

інші важливі документи, які потребують вирішення керівником,

5.1.3. першому заступнику, заступникам начальника Головного управління юстиції передаються їм адресовані документи та інші, що потребують вирішення відповідно до розподілу функціональних обов'язків;

5.2. проводить централізований електронний облік та реєстрацію актів, доручень (в т.ч. документів із грифом «ДСК»), пропозицій, заяв, скарг громадян із відтворенням на контрольно-реєстраційних картках, придатних для опрацювання персональними комп'ютерами;

5.3. проводить електронну реєстрацію запитів про публічну інформацію;

5.4. проводить електронну реєстрацію вихідної кореспонденції;

5.5. веде моніторинг контрольних документів (актів, доручень, пропозицій, заяв, скарг громадян, запитів на публічну інформацію);

5.6. здійснює реєстрацію наказів з питань основної та адміністративно-господарської діяльності, доручень начальника Головного управління юстиції, інших створених документів із супроводженням електронним внутрішнім описом;

5.7. забезпечує доставку кореспонденції на поштове відділення;

5.8. складає щомісячний звіт про відправлення простої та рекомендованої кореспонденції Головного управління юстиції;

5.9.   проводить електронний облік і зберігання в архіві номенклатурних справ Головного управління юстиції;

5.10. проводить експертизу цінності документів, що знаходяться на збереженні в архіві, складає та подає на розгляд Експертної комісії Головного територіального управління юстиції описи документів архівного фонду, справ з особового складу управління юстиції, актів про вилучення та знищення документів, які не віднесені до складу архівного фонду;

5.11. організовує підготовку та передачу документів архівного фонду Головного територіального управління юстиції до державного архіву Львівської області;

5.12. узагальнює стан розгляду звернень громадян у Головному територіальному управління юстиції;

5.13. узагальнює стан виконання актів та доручень у структурі Головного територіального управління юстиції;

5.14. складає проекти річних (піврічних) планів роботи Головного територіального управління юстиції та узагальнень про виконання запланованих заходів;

5.15. складає проекти графіків виїзних прийомів громадян у містах та районах області, що проводяться керівництвом управління юстиції;

5.16. готовить проекти  наказів,  положень,  інструкцій, доручень начальника управління юстиції, його заступників з питань організації забезпечення документування та контролю;

5.17. завіряє печаткою копії документів у випадках, передбачених Інструкцією  з діловодства.

6. Відділ має право:

6.1. вносити на розгляд начальнику Головного територіального управління юстиції пропозиції щодо покращення роботи відділу;

6.2. запитувати від структурних підрозділів відомості, які необхідні для вдосконалення форм та методів роботи з документами;

6.3. повертати  виконавцям  документи  і  вимагати  їх  доопрацювання у  випадку порушення встановлених вимог ведення процесів документування;

6.4. вживати необхідних   заходів   до   скорочення   службового   листування,   сприяти   раціоналізації  та механізації процесів документування.

7. Відділ за характером діяльності взаємодіє структурними підрозділами управління юстиції та підвідомчих установ, що належать до сфери його управління, з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів,  роботи  колегіальних  органів,  підготовки і подання необхідних керівництву документів та інше.

8. Структура відділу, чисельність працівників та Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу затверджується начальником Головного територіального управління юстиції.

9. Відділ підпорядковується начальнику Головного територіального управління юстиції.

10. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади начальником Головного територіального управління юстиції.

11. За невиконання завдань, передбачених Положенням про відділ організаційної роботи, документування та контролю, посадовими інструкціями працівники відділу несуть дисциплінарну відповідальність згідно вимог чинного законодавства.

12. Відділ має печатку із своїм найменуванням.

 

Контактна інформація

 

Начальник відділу організаційної

роботи, документування та контролю

Росип Ольга Богданівна

тел. 261-24-27, 235-02-92

e-mail: vorgz@lv.minjust.gov.ua

 

Відділ організаційної роботи, документування та контролю Головного

територіального управління юстиції у Львівській області

 

 

Начальник відділу

Росип Ольга Богданівна

Головний спеціаліст

Винник Ірина Василівна

Головний спеціаліст

Данків Наталія Степанівна

Головний спеціаліст

Камінська Марія Ігорівна

Провідний спеціаліст

Заплатинська Соломія Іванівна

Провідний спеціаліст

Вітрів Вадим Тарасович

Спеціаліст

Штеньович Оксана Ярославівна

An error occurred

An error occurred

What's the matter?

An error occurred while executing this script. Something does not work properly.

How can I fix the issue?

Open the current log file in the var/logs or app/logs directory and find the associated error message (usually the last one).

Tell me more, please

The script execution stopped, because something does not work properly. The actual error message is hidden by this notice for security reasons and can be found in the current log file (see above). If you do not understand the error message or do not know how to fix the problem, search the Contao FAQs or visit the Contao support page.